Все свои файлы я храню в облаке, никогда не путаюсь с версиями документов и всегда имею доступ с любого устройства. В этой статье расскажу, как облачные сервисы облегчают мне жизнь. 

Как поддерживать актуальность файлов на всех устройствах и легко ими делиться

Раньше для передачи файлов я использовал флешку или прикреплял их к письму. На флешке накапливалось много всего, и я не всегда знал, есть ли дубликат на жёстком диске или удалять нельзя. Возникала путаница. А если прикреплять большие файлы к письму, то можно поставить получателя в затруднительное положение: не известно когда и с каким Интернетом он откроет письмо. Некоторые почтовые клиенты загружают прикреплённые файлы без предупреждения и могут использовать весь мобильный трафик. К тому же прикреплять файлы любого размера становится дурным тоном.

Облачные сервисы позволяют поделиться файлом при помощи ссылки. Я так делаю, даже если человек сидит в соседнем кабинете. Это экономит время, избавляет от ненужных дубликатов, решает проблему несовместимости дисковых форматов между MacOS и Windows.

Чтобы делиться файлами и папками при помощи ссылок и иметь одинаковый набор на всех устройствах, я использую сервис Dropbox, который хранит папки и файлы одновременно у себя на сервере и на всех моих устройствах, мгновенно синхронизируя любые изменения.

Папка и файлы Dropbox в Finder

С виду папка и файлы Dropbox ничем не отличаются от других. И с ними можно так же работать: копировать, удалять, перемещать, переименовывать. Но если вы кликните правой кнопкой, то в контекстном меню увидите дополнительные пункты:

Контекстное меню файла в Dropbox

Поделиться. Можно дать доступ другим пользователям или группам Dropbox:

 

Управление доступом. Идентично предыдущему пункту, но только приложение перенаправит вас в аккаунт Dropbox, где вы сможете настроить права доступа.

Копировать ссылку Dropbox. Самый лёгкий способ поделиться файлом или папкой. Приложение копирует ссылку в буфер обмена и вы можете делиться ей с другими людьми. Вместо того чтобы прикреплять в письма или сообщения тяжёлые файлы, я всегда отправляю ссылку, по которой получатель скачает файл, когда ему будет удобно.

Просмотреть на Dropbox.com. Перенаправляет вас в аккаунт Dropbox в браузере.

Журнал версий. Dropbox хранит версии файла. Если вы вдруг сохранили изменения и не можете их откатить, воспользуйтесь журналом, чтобы найти версию файла с нужным содержимым.

Просмотреть комментарии. Каждый, с кем вы поделитесь файлом Dropbox, сможет оставить к нему комментарий.

Как совместно работать над одним документом

Я много работаю с текстовыми документами, таблицами и презентациями. В большинстве случаев проверяю чужие работы или мою работу должен проверить кто-то другой. Для этого пользуюсь сервисом Google Drive. Этот сервис можно использовать так же, как и Dropbox, но мне удобнее разграничивать: в Dropbox храню неизменяемые файлы, в Google Drive — редактируемые документы.

Для работы с Google Drive нужен аккаунт Google. Чтобы другие могли одновременно работать с вашими документами, им не обязательно иметь такой аккаунт, но тогда вы не будете знать, кто оставлял комментарии или вносил правки. Покажу работу с сервисом на примере текстовых документов.

Как и в случае с Dropbox, у Google Drive есть приложение, установив которое, вы получаете все файлы на свой жёсткий диск и контекстное меню в проводнике:

Контекстное меню Google Drive

Если дважды кликнуть по файлам Google Drive, приложение откроет его в браузере и вы сможете работать с документом. Но создать документ, таблицу или презентацию можно только в браузере:

 

Для тех, кто знаком с текстовыми редакторами типа Word или Pages, интерфейс гугл-документов будет понятен:

 

В верхнем правом углу мы видим аватар аккаунта, кнопки «Настройки доступа» и комментарии к документу. Сами комментарии показываются справа, а прокомментированные места выделяются жёлтым маркером. Чтобы оставить комментарий, надо просто выделить в тексте необходимый фрагмент и кликнуть иконку, которая появится справа.

С документами Google могут работать одновременно несколько человек. Все подключённые показываются рядом с настройками доступа, а их работа — курсором особого цвета в тексте:

 

Я зашёл в документ по ссылке в другом браузере в режиме инкогнито и вижу, что сейчас этот же документ открыт мной в другом браузере: на панели доступа видна моя аватарка, обведённая розовой каймой, а в тексте виден курсор того же цвета. Если на курсор навести указатель мыши, то высветится имя пользователя

Работать с гугл-файлами можно в любом современном браузере. А чтобы работать офлайн, надо установить Google Chrome и сделать его браузером по умолчанию. В таком случае при двойном клике по гугл-файлу он будет открываться в Chrome даже без Интернета, а при подключении к сети синхронизировать все изменения.

Просматривать, комментировать или редактировать ваши файлы могут даже те, кто не имеет аккаунта Google, если открыть доступ по ссылке:

 

Если вы хотите, чтобы доступ к файлу имели только конкретные люди, у них должен быть аккаунт Google и вам надо установить доступ по адресу аккаунта:

 

Работа с гугл-файлами бесплатна и доступна с любого компьютера. Документ, таблицу, презентацию или рисунок можно скачать в распространённых для этого типа форматах. Вы всегда имеете один файл, даже когда над ним работает много человек. У вас нет путаницы в версиях файла и заметно экономится дисковое пространство.

Ссылки для работы:

Dropbox
Зарегистрироваться в Dropbox

Скачать приложение Dropbox

Google Drive

Зарегистрироваться в Google

Перейти в Google Drive

Скачать Google Drive