Крупные проекты состоят из множества задач, которые, в свою очередь, имеют несколько стадий. Чтобы сдать проект вовремя, надо понимать, что уже сделано, что осталось сделать и на какой стадии находится каждая задача. В обычном органайзере мы видим лишь список задач. И если их много, то создаётся впечатление, что работы непочатый край. Это сбивает с толку и демотивирует. Расскажу, как справляюсь с этим, на примере больших проектов в редакции. 

Было время, когда я использовал списки дел с комментариями, вложенными файлами и чек-листами. Если в журнале 32 статьи, к которым нужно написать текст, подобрать фотографии, инфографику, обложку, рекламу и вёрстку, то список задач легко переваливает за 100.

Много времени у меня уходило на просмотр задач, чтобы узнать состояние каждой и получить видение общей картины. Непосредственной редакторской деятельностью заниматься было некогда. Когда сроки поджимают, а времени нет, велико искушение пропустить второй сорт. Из-за таких ситуаций ты всегда в состоянии нервного напряжения.

Ранее мы использовали сервис Wunderlist с длинными списками, в работе с которым было сложно понять состояние проекта. Не было очевидно, где мы буксуем и что именно нуждается в коррекции. Не было видно прогресса, создавалось ощущение, что мы топчемся на месте. Чтобы не сойти с ума, я решил начать использовать Trello. Правда, пока я перенёс только часть проекта, касающуюся написания статей.

Итак, в Trello есть три основных рабочих области:

Доска — это проект или часть проекта.

 

Список (я иногда называю колонка). Каждый список — определённая стадия проекта.

Стадия  «Директор». Все статьи в этом списке находятся на рецензии у директора.

Карточка — задача.

Отдельно стоит сказать о вложении файлов. Кроме обычного вложения файла с диска, есть возможность интеграции с сервисами облачных хранилищ: Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive. Документ мы открываем прямо из карточки, у всех есть доступ к одному и тому же файлу и нет путаницы с версиями. А прикрепляется файл тоже прямо из карточки:

Выбор файла в Google Drive, который мы хотим прикрепить к карточке

 

Стадии работы над текстом статьи

Черновик

С этой стадии стартуют все статьи. Изначально к ней прикреплены два журналиста. Когда кто-то из них принимается за написание статьи, он удаляет второго редактора, и я вижу, что статья в работе и кто её пишет. Когда журналист написал статью, он прикрепляет гугл-документ к карточке и переносит её в стадию «Редактор».

Редактор

С этого момент над статьёй работаю я. Меня не сильно волнуют грамматические ошибки. Этим займётся корректор.

Корректор

Наш корректор живёт в Архангельске. И это оказалось очень удобным. Пока он спит, я работаю над статьями и отсылаю ему ссылки на гугл-документы. Пока сплю я, работает он. А утром принимаю или отклоняю правки и отправляю готовые статьи на утверждение директору предприятия.

Директор

Так как издательский отдел — всего лишь часть другого предприятия, то главный редактор – не ключевое звено. Последняя инстанция — директор, который проверяет достоверность и корректность информации. В результате я обрабатываю все правки и замечания директора и переношу карточку в этап «Готово для вёрстки».

Готово для вёрстки

Я или верстальщик работаем со статьёй в Индизайне, расставляем фотографии, делаем выноски.

В вёрстке

Статьи могут верстаться ещё с появления первого черновика. Но когда в макет вставляется чистовой текст, карточка статьи попадает в колонку «В вёрстке». Таким образом, видно все статьи, с которыми хватит «баловаться» и пора окончательно доводить вёрстку до чистового варианта.

Архив

Сюда переносятся все карточки статей, вёрстку которых должен посмотреть и одобрить сначала я, потом директор. После двойного одобрения карточка переносится в архив Trello.

Очевидное преимущество Trello в том, что для оценки состояния любого, даже большого проекта, достаточно одного взгляда:

Состояние где-то в начале проекта

Сервис можно использовать и для ведения нескольких проектов на одной доске. Тогда вы будете видеть общее состояние ваших дел

Trello для разнообразных нужд

У Trello много возможностей, которые позволяют приспосабливаться под любые задачи. Например, мы недавно переехали из квартиры в новый дом и ведём с женой в Trello список больших покупок:

В описаниях и комментариях карточек мы сохраняем фотографии и ссылки на понравившиеся предложения или варианты оформления комнат:

К карточке «Кухня» мы прикрепляем изображения вариантов оформления кухни-студии.

Когда мы будем готовы заказать мебель на кухню, у нас будет материал, чтобы нарисовать свой интерьер и показать исполнителю, чего мы хотим.

Я знаю, что есть люди, которые используют Trello как базу знаний: можно сделать целую доску, колонку или отдельную карточку, чтобы хранить в них информацию по нужным проектам или областям жизни. В таком случае вся необходимая информация будет в одном месте.

Я давно читаю статьи о том, как люди настраивают Trello под свои уникальные задачи, но периодически встречаю новые варианты. Возможно, вы найдёте свой.

Поделиться