На основном месте занятости я отвечаю за 6 сайтов, 3 рассылки, 2 блога и SMM—проекта. Всё это изобилие постоянно выходит из—под контроля и взрывает мне мозг, несмотря на то что тайм-менеджментом я увлекаюсь с 6 класса школы. Но эта статья не о том, как всё успевать. Это попросту невозможно. Я же расскажу о своей системе, которая помогает успевать самое важное, немного желательного и не испытывать стресс по поводу остального. И самое главное – поделюсь опытом, как легко пользоваться этой системой с помощью компьютера, смартфона и Интернета. Я использую компьютерный органайзер Things и персональный помощник Siri.
Освободить сознание
Когда речь идёт о делах, больше всего стресса мы испытываем из-за навязчивых мыслей и страха неопределённости. Поэтому нужна система, которая поможет избавиться от этих причин.
Для избавления от навязчивых мыслей Дэвид Аллен предложил использовать место сбора, куда вы скидываете новые идеи и задачи сразу же, как только они приходят вам в голову. Если этого не делать, мозг будет постоянно напоминать о них, а вы будете отвлекаться, терять концентрацию и энергию. Обычно такую свалку называют «Корзина» или «Входящие», и она действительно разгружает голову, если ей пользоваться. Для меня это всегда было проблемой, потому что было лень доставать блокнот, а потом и смартфон, но появилась Siri и всё изменила.
Когда я не за компьютером и мне в голову приходит интересная мысль, то сразу же зажимаю на несколько секунд кнопку Play/Pause наушников и после сигнала от Siri говорю: «Напомни написать статью о своей системе тайм-менеджмента». Всё. Смартфон доставать не надо: Siri сохранит всё в приложении «Напоминания», а органайзер Things заберёт задачу в свою папку «Входящие». Мой мозг знает, что я обязательно разберу эту папку, и не напоминает мне о новой идее написать статью о системе тайм-менеджмента.
Настройка связки «Напоминаний» и Things в iOS
Настройка связки «Напоминаний» и Things в macOS
Если вы за компьютером, то можете быстро создать задачу с помощью горячих клавиш. Большинство современных компьютерных органайзеров имеют такую возможность. Things может создавать задачу с нуля или из выделенного фрагмента. В обоих случаях надо нажать настроенное сочетание клавиш. Когда вы создаёте задачу с нуля, то выскакивает пустое окно:
Необязательно определять папку, сроки и теги задачи. Достаточно ввести название и нажать Enter: задача попадёт в папку «Входящие» и вы разберётесь с ней в отведённое для этого время.
Когда вы создаёте задачу из выделенного фрагмента, то Things учитывает контекст задачи и автоматически вносит его в заметки:
В гугл-документе я выделил рабочее название этой статьи, нажал шорткат, а Things автоматически внёс это название в имя задачи и ссылку на документ в заметки. Теперь к статье можно переходить прямо из органайзера
Окно настроек быстрого ввода
Второй способ быстрого добавления задачи в папку «Входящие» тоже использует Siri, но телефон должен быть на зарядке: вы просто говорите «Привет, Siri» и после ответа надиктовываете напоминание. Нужно только включить эту возможность в настройках iPhone:
Настройки -> Siri и поиск
Из личного опыта скажу, что привычка сбрасывать всё пришедшее в голову в одно место сбора разгружает мозг, сохраняет энергию и избавляет от лишнего стресса. Со временем привычка доходит до автоматизма и сильно облегчает жизнь. Но если мы не будем разбирать папку «Входящие», она не поможет.
Мозгу необходимо, чтобы для каждой задачи было принято какое-то осознанное решение: сделать сейчас, сделать позже, сохранить как информацию, не делать никогда. Если мы периодически разбираем «Входящие» и принимаем решения, мозг не переживает о задачах, отправленных в эту папку. Но если задачи систематически не обрабатываются, мозг не знает, когда вы примете по ним решение и примете ли вообще, и поэтому продолжает постоянно напоминать о них.
Я обрабатываю содержимое этой папки каждое утро, но основательно – только один раз в неделю. В воскресенье утром я не закрываю папку «Входящие» в Things, пока она не станет пустой.
В списке нет срочных дел, которые надо сделать до воскресенья, поэтому можно оставить так
Ещё одна причина, по которой такое обращение с задачами уменьшает стресс, — осознанное неделание. Вы знаете, что все задачи собраны в одном месте и вы можете в любое время просмотреть их и принять решение. Когда я знаю, что делаю и чего не делаю, то не переживаю о том, что упущу что-то важное. Обычно эти страхи не осознаются нами, но постоянно давят, усиливают стресс и истощают наши силы. Бывают дни, когда устаю и занимаюсь целый день механической работой или текучкой. При этом я всё равно сохраняю спокойствие, потому что знаю, что всё сохранено и ничего не потеряно.
Но иметь «правильный» список задач — ещё не полное решение. Задачи надо делать.
Как делать задачи вопреки отвлечениям и прокрастинации
Я любознательный и любопытный, как ребёнок. Мне всё интересно: сообщение в редакторском чате Telegram, открытия в генетике, новые способы повысить продуктивность. А когда ещё задача большая и сложная, очень трудно устоять, чтобы не открыть браузер или Telegram и заняться псевдоважными делами. Чтобы прорваться через страх начала, не отвлекаться и войти в состояние потока, использую технику Pomodoro, шум кафе и приложение SelfControl.
О Pomodoro и приложениях для него я уже писал в отдельной статье. Объясню, зачем нужен шум кафе.
Я работаю в офисе. Коллеги часто переговариваются, и это отвлекает. Вначале пробовал в наушниках слушать музыку без слов, но человеческая речь отлична от музыки, прорывается сквозь неё, и мозг отвлекается. А вот с шумом кафе офисные разговоры сливаются, и мозг на них не реагирует. Поначалу, чтобы не замечать шум, надо минут 5. Со временем мозг сразу же воспринимает его как интершум и не обращает на него внимания. Можно воспользоваться интернет-сервисом Coffittivity или скачать приложение Noizio.
SelfControl помогает на установленное время заблокировать сайты-искусители. У меня иногда бывает, что в процессе работы что-то стопорится и не могу найти решение. И я вместо того, чтобы размяться и проветрить мозг, открываю сайт, который затягивает. С SelfControl так не получится.
Ещё я на время «помидорки» отключаю все мессенджеры, почту и перевожу компьютер в режим «Не беспокоить». Как двумя кнопками запустить таймер, закрыть отвлекающие приложения, перевести компьютер в нужный режим и включить шум кафе, я рассказывал тут.
Всё гениальное просто
Может показаться, что описанные мною методы не помогают, потому что очень простые. Но их сила именно простоте: чтобы их освоить, не надо много времени и усилий, но при этом они учитывают особенности работы нашего мозга.
Первую неделю я привыкал к подобному алгоритму, напоминал себе, что нужно запускать «помидорку», и это доставляло дискомфорт. Так бывает, когда осваиваешь что-то новое. Но я продолжал, потому что эффект был, производительность повысилась, а уровень стресса упал. Сегодня почти на автомате запускаю весь процесс, а мозг мгновенно входит в состояние потока. Так что попробовать стоит.
Если хотите лучше изучить тему, прочитайте:
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо»;
- Франческо Цирилло, The Pomodoro Technique (в переводе Алексея Ястребова).
