Google Документы — бесплатная альтернатива MS Word, имеющая ряд преимуществ: сервис не нужно устанавливать, он облегчает доступ к документам и совместную работу над текстом. И хотя Google Docs работает в браузере, им можно пользоваться и без Интернета.

Облачные сервисы в помощь при работе с документами

В статье об облачных сервисах мы коснулись темы Google Docs с позиции совместной работы над документами. В этой статье мы рассмотрим особенности Google Docs именно как текстового редактора.

Привычный интерфейс

Интерфейс Google Docs не сильно отличается от интерфейсов других текстовых редакторов:

Синяя иконка слева перебрасывает нас на главную страницу со списком последних документов. Тут же можем создать новый документ с чистого листа или из шаблона. За иконкой в верхней строчке: название документа, кнопка «Пометить» и «Перенести в другую папку». Помеченные документы – аналог избранного в других программах: всегда на видном месте и доступны быстрее.

Вторая строчка сверху — текстовое меню со всем, что может понадобиться для работы в 99,9% случаев. Под ней — команды в виде иконок, которые используются чаще всего. Если вы не знаете, что означает иконка, задержите над ней курсор мыши и увидите подсказку.

Работать в текстовом редакторе и форматировать текст учат в современной школе с четвёртого класса. Но, к сожалению, учат часто только с технической точки зрения. Я и раньше делал заголовки и подзаголовки с помощью увеличения шрифта, а не при помощи стилей.

Зачем нужны стили и как ими пользоваться

Когда мы используем стили, то текстовому редактору понятно, где какой тип текста, и тогда он может помочь ориентироваться и нам. Если вручную выставить размер и жирность заголовка, Google Docs не поймет, что это заголовок. Он примет его за обычный текст другого размера и другой жирности.

Чтобы применить к тексту стиль заголовка, нужно поставить курсор в любое место этого текста и выбрать в выпадающем меню нужный уровень заголовка:

В дальнейшем, если вдруг понадобится изменить стиль любого типа текста, вам не надо будет менять каждый заголовок или абзац. Достаточно будет изменить один и уже на его основе отформатировать все остальные:

Можно это сделать быстрее. Задайте одному подзаголовку свой кегль или жирность, кликните по нему правой кнопкой, в контекстном меню кликните «Обновить заголовок в соответствии с выделенным фрагментом». Внешний вид всех подзаголовков этого уровня обновится.

Кроме того, правильно отформатированные заголовки помогут ориентироваться в большом документе или создать оглавление:

В левом сайдбаре структура документа. Можно переходить к нужному месту, кликая по подзаголовкам «Вид» → «Показать структуру документа»

Перед тем как создать оглавление, убедитесь, что все заголовки в документе набраны стилями.

Чтобы вставить оглавление в документ, нажмите «Вставка» → «Оглавление». Если добавили какие-то заголовки после того, как создали оглавление, его надо обновить вручную, нажав    .

Стили текста

В стандартных стилях Google Docs прописаны: название документа, подзаголовок (лид), заголовки с первого по четвёртый уровни и обычный текст.

Чтобы сохранить стили, которые вы настроили, во все свои будущие документы, нажмите «Формат» → «Стили абзацев» → «Настройки» → «Сохранить как стили по умолчанию». Тогда все стили открытого документа станут стилями по умолчанию для всех ваших будущих документов.

Как можно использовать стили:

Чтобы в тексте не появлялись дыры, никогда не выравнивайте основной текст по всей ширине листа. Это некрасиво выглядит и неудобно читается.

Перенос форматирования

Если вам надо форматировать несколько фрагментов текста одинаково, а стиля на них нет, вы можете скопировать форматирование с одного фрагмента и перенести его на другой. Выделите фрагмент текста, к которому применено нужное форматирование, нажмите «Копировать форматирование» и выделите текст, к которому его нужно применить.

Копирование и вставка без форматирования

Иногда текст с сайта или из другого документа вставляется в ваш документ с чужим оформлением. Чтобы вставить с форматированием вашего текста, скопируйте текст и вставьте его с помощью комбинации ⌘+Shift+Alt+V (Ctrl+Shift+V).

Очистка форматирования

Чтобы очистить текст от форматирования, выделите его и нажмите «Очистить форматирование» или сочетание кнопок ⌘+\ (Ctrl+\).

Переключение вида для печати и веба

Вид показывает, как документ будет выглядеть в вебе или на листе бумаги. Чтобы переключить вид, нажмите «Вид» → «Предварительный просмотр». Это удобно, когда надо увидеть, не вылезут ли изображения на следующую страницу, оставив много пустого места, или нет ли «висячих» заголовков.

Если вам нужно, чтобы текст с заголовка всегда начинался с нового листа, используйте разрыв страницы. Что бы вы ни дописывали или удаляли из документа до этой части, она всегда будет начинаться с новой страницы. Если отбить разрыв кливишей Enter, то при малейшем изменении текста вам придется следить, чтобы новая часть стояла на месте. Поставить разрыв страницы легко: сочетанием ⌘ + Enter (Ctrl + Enter) или выбрав «Вставка» → «Разрыв» → «Разрыв страницы».

Горячие клавиши

Чтобы не отрывать руки от клавиатуры, используйте для форматирования горячие клавиши. С ними форматирование и набор текста идёт гораздо быстрее. Полный список горячих клавиш находится в «Справка» → «Быстрые клавиши» ⌘+/ (Ctrl+/).

Заключение

Это, конечно, не все возможности Google Docs, но и их хватает, чтобы понять, что этот сервис без труда может заменить любой текстовый редактор. Если вам надо по каким-то причинам сохранять файлы в определённом формате, выберите: «Файл» → «Скачать как…».

Попробуйте Google Docs. Вам может понравиться.