Было время, когда я думал, что Excel и подобные ему программы нужны, чтобы делать таблички. А на самом деле электронные таблицы могут проводить расчёты, составлять диаграммы, вычислять простые и сложные функции. В электронной таблице можно вести домашний бюджет, учёт рабочего времени, любые вычисления и даже расчёт заработной платы на небольшом предприятии.
Идём с таблицами за покупками
Психологи советуют ходить в магазин сытыми и со списком покупок, чтобы не покупать лишнего. Таблицы Google помогут нам иметь список и не быть обманутыми на кассе.
Составляем список на компьютере, а в магазин идём с телефоном. Для начала простой перечень покупок:
Напротив каждой покупки мы будем вбивать её стоимость, а чтобы всё суммировалось автоматически, используем вычислительные способности электронных таблиц. Когда в ячейке первым стоит символ «=», таблица воспринимает содержимое как формулу. В данном случае после «=» пишем SUM, открываем скобку, выделяем все ячейки, которые хотим суммировать, закрываем скобку:
В магазине вбивать цены в телефоне можно в браузере, но удобнее это делать в специальном приложении:
Когда вы подойдёте к кассе, у вас будет цена каждого товара и общая сумма. Я уже давно веду бюджет и заметил, что когда закупаюсь со списком, то действительно трачу меньше. А с того времени, как стал вбивать цену товара, с удивлением обнаружил, что сумма в таблице и сумма чека не сходятся в пользу магазина неожиданно часто. В основном это: «Ой, у нас поднялась стоимость этого товара, ценники ещё не успели поменять».
Ведём учёт рабочего времени
Бывают случаи, когда таблице надо объяснять, с какими данными она работает. Например, надо вести учёт рабочего времени. Здесь мы имеем дело не с простыми числами, а со временем, поэтому присваиваем всем ячейкам, которые участвуют в вычислении, формат «Продолжительность»: «Формат» ⟼ «Числа» ⟼ «Продолжительность»:
Теперь создаём формулу. Начинаем со знака «=», мышкой отмечаем нужные ячейки, с клавиатуры вводим нужные знаки:
Чтобы не создавать формулу 31 раз, выделяем её и тянем за маленький квадратик в правом нижнем углу вниз так, чтобы выделились все нужные ячейки:
Электронная таблица «поймёт», что формулу надо изменить так, чтобы каждая ячейка из столбца «Часы» подсчитывала свою строку, и заменит цифры в формуле с «4» на номер нужной строки:
Теперь создаём формулу, которая будет суммировать рабочие часы за месяц. Пишем «=SUM( », мышкой выделяем все ячейки и закрываем скобку:
Обратите внимание на вопросительный знак слева от формулы. Нажав на него, вы получите краткую справку по функции:
Логические операции
Электронные таблицы понимают условие «Если…, то…». Возьмём тот же учёт рабочего времени и поставим таблице задачу: показать в конце месяца, сколько было дней, когда мы работали больше восьми часов. Для этого нам понадобится функция IF:
В скобках пишем сначала условие, на которое будет ориентироваться таблица: если мы отработали больше восьми часов (G4>8). После пишем, что делать, если условие соблюдается: присвоить ячейке значение «1». И в конце — значение ячейки, когда условие не соблюдается. Условия и значения разделены точкой с запятой. Если нам нужно присвоить не цифровое значение, пишем в кавычках:
Описать все возможности электронных таблиц от Google в одной статье невозможно. Возможностей очень много и на любой вкус. Например, функция «ДАТА» со значением «ЧИСТРАБДНИ.INTL» вычисляет количество полных рабочих дней между двумя указанными датами, исключив заданные выходные и праздничные дни. Но если вы хотите автоматизировать работу с данными, посмотрите справку и список всех функций.
Пользование таблицами Google бесплатно, как в браузере, так и в мобильных приложениях. Нужен только аккаунт Google.
