Хороший компьютерный органайзер экономит больше времени и сил, чем надо на его использование, а еще сочетает в себе два противоположных свойства — простоту использования и богатые возможности организации. Для меня таким органайзером стал Things.

Главное, что должен уметь компьютерный органайзер

Быстро создавать новые задачи — главное, что должен уметь хороший компьютерный органайзер. Разные системы ТМ предлагают разные инструменты, но почти все с порога заявляли: не держи ничего в голове, сразу переноси во входящие. У меня долго не получалось, потому что сначала было лень таскать с собой блокнот и карандаш, потом лень доставать смартфон, открывать приложение, набивать текст. Кроме того, не всегда это было удобно. Things в связке с голосовым ассистентом Siri решили эту проблему.

Things интегрируется с Siri через приложение «Напоминания». Вам надо только вызвать Siri. Для этого есть несколько быстрых способов:

  • долгим нажатием на кнопку «Домой»;
  • удержанием кнопки паузы на наушниках;
  • фразой «Привет, Siri», если телефон на зарядке.

С наушниками Air Pods Siri вызывается двойным касанием. Работает даже через зимнюю шапку и капюшон. После того как Siri вызвана, остается продиктовать пришедшую в голову задачу или идею. Все. Теперь задача во водящих, и мозг не будет перегреваться, постоянно напоминая о ней.

Меньше 10 секунд уходит на создание задачи в Things с помощью Siri

Десктопная версия Things имеет горячие клавиши для быстрого создания новой задачи. У меня уходит от 5 до 10 секунд.

Если выделить ссылку страницы и нажать сочетание клавиш, настроенных на «Быстрый ввод с автозаполнением», Things в имя задачи поставит название страницы, а в заметки — ссылку

Создавать задачи в Things можно даже с устройства, где не установлено приложение. Для этого надо просто отправить письмо на специальный адрес, который можно посмотреть в настройках:

 

Нажав «Управление», увидите адрес «Входящих» в вашем приложении Things

Чем быстрее и удобнее способ внесения новых мыслей, тем легче выработать привычку создавать новые задачи и фиксировать идеи, как только они приходят в голову. Более подробно о том, почему так важно освобождать свою «оперативную» память и как для этого настроить Things, читайте в статье «Личный опыт: система тайм-менеджмента».

Удобная и понятная структура

Когда проектов и задач много, нужен компьютерный органайзер, который позволяет быстро организовать структуру и свободно ориентироваться в ней. Things предоставляет уравновешенные возможности: ограничивает вложенность, чтобы пользователь не потерялся, но дает достаточно вариантов, чтобы можно было понятно распределить проекты и задачи.

Для создания структуры есть проекты и области. Проектами могут быть масштабные цели, которые надо разбить на мелкие пошаговые задачи. Области объединяют проекты по тематике и сферам ответственности. Перед названием области стоит иконка коробки, перед названием проекта — активная иконка круговой диаграммы с отображением прогресса. В самом проекте можно создавать разделы, которые помогут сортировать задачи по категориям или этапам.

Рабочее окно приложения Things: левый сайдбар — разделы всех задач, области и проекты; правая часть — задачи и разделы конкретного проекта

В левом сайдбаре вверху находятся разделы, которые отображают задачи не по проектам, а по их состоянию.

«Входящие» (Cmd+1). Сюда попадают все задачи из приложения «Напоминания», если вы так настроили.

Настройка импорта из программы «Напоминания»

Во «Входящих» ждут своего распределения по проектам задачи, созданные при помощи быстрого ввода, если им не были назначены срок, проект или теги. Распределять задачи по проектам или областям можно перетаскиванием или комбинацией Cmd+Shift+M. Если перемещать через комбинацию клавиш, то появится окно, где вы можете выбрать проект мышкой или через ввод его названия:

Если надо перенести задачу из «Входящих» в проект «Видеонастроения», нажимаем Cmd+Shift+M, начинаем вводить «Ви» и жмем Return

«Сегодня» (Cmd+2). Собраны задачи двух типов:

  • дата начала или срок задачи выпадают на сегодня;
  • дата начала или срок в прошлом, но задача не завершена.

Здесь же мы видим события из приложения «Календарь» и под ними теги задач, попавших в раздел «Сегодня»:

Окно раздела «Сегодня» в Things

«Планы» (Cmd+3). Здесь события из программы «Календарь» и задачи с датой начала или сроком в будущем. Рассортированы они по дням до конца месяца. Со следующего месяца показаны все задачи на месяц. Свой день я планирую утром, поэтому в «Планах» у меня, в основном, повторяющиеся задачи.

Раздел «Планы» в Things

«В любое время» (Cmd+4). Здесь отображаются задачи без даты начала или повторяющиеся задачи. Сгруппированы они по областям и проектам.

Раздел с задачами без даты начала в Things

«Когда-нибудь» (Cmd+5). Перетаскивайте сюда все задачи и проекты, которые вы не планируете делать в ближайшем будущем и, возможно, не сделаете никогда. Так вы упростите ориентирование в текущих проектах, но не будете переживать с мыслями: «А вдруг понадобится? А вдруг появится время?».

Отложенные проекты и задачи в разделе «Когда-нибудь»

«Журнал» (Cmd+6). Все выполненные задачи и проекты появляются здесь. Можно настроить перенос в «Журнал» сразу же, раз в день или вручную. Задачи сортированы в разделы «Сегодня», «Вчера», «Текущий месяц» и «Последние 4 месяца».


«Корзина». Если вы удалили какую-то задачу или проект, но потом передумали и решили восстановить, сделать это можно из «Корзины».

Работа с задачами в Things

У задач в Things восемь свойств: название, заметка, дата начала, напоминание, тег, чек-лист, срок и повторение.

Название. Советую в названии задачи первым словом ставить глагол, отвечающий на вопрос: «Что надо сделать?».

Заметка. В заметках к задаче могут храниться: краткое описание задачи, ссылки на страницы, файлы, другие задачи и любые активные ссылки.

Дата начала. Дата, когда задача появится в разделе «Сегодня». Это не крайний срок задачи. Если вы не закроете задачу в день назначенной даты и не назначите другую дату, она останется в разделе «Сегодня» и на следующий день.

Напоминание. Время, в которое Things напомнит уведомлением о вашей задаче. Напоминание привязано к дате начала.

Тег. Я использую теги как контекст, чтобы быстро находить нужные задачи. Например, у меня есть задачи, которые необходимо обсудить с коллегой. Всем этим задачам присвоен тег «Алексей О». Когда мы пересекаемся с ним в одном месте, мне нужно перейти в Things и начать набирать этот тег. Уже на второй букве текст окажется в первой позиции:

Чтобы воспользоваться поиском в Things, надо просто начать набирать

Теперь остается нажать Return, и Things покажет все задачи с тегом «Алексей О»:

Отображение в Things всех задач с конкретным тегом

Чек-лист. Есть рутинные задачи, в которых мы можем, что-то упустить, потому что привыкли делать на автомате. Или, например, мой вечерний ритуал состоит из мелких задач, которые не хочется ставить отдельной задачей, чтобы не раздувать список. В обоих случаях я использую чек-лист:

В задаче «Провести вечерний обзор» использую чек-лист как список мелких подзадач

Крайний срок. Отличается от начала задачи тем, что показывается справа от названия и становится красным, если задача не выполнена в срок.

Задачи в Things с крайним сроком

Повторения. Настроить повторения в Things можно на любой вкус и потребности. Самое простое — повторять задачу после выполнения через определенное количество дней, недель, месяцев или лет.

Выбор логики повторения в Things

Можно настроить повторение задачи через определенное количество дней, недель, месяцев или лет, но уже конкретно, например, в двенадцатый день или второе воскресенье месяца.

Несколько окон

В десктопной версии Things можно открывать сразу несколько окон. На большом экране iMac 21 открываю сразу 3 окна. В левом всегда открыт раздел «Планы», чтобы видеть нагрузку на следующие дни. В правом — «Сегодня», чтобы не терять фокус дня. Среднее окно для поиска задач и проектов. Оно открыто с левым сайдбаром для удобства навигации:

 

Три окна Things на одном экране

Мобильное приложение Things

В мобильном приложении структура, свойства задач и логика идентичны десктопному. Но способы взаимодействия переработаны для смартфона. Все часто повторяющиеся действия можно быстро выполнить с помощью свайпов и клавиатуры.

Чтобы перейти в нужный раздел, проект или найти задачу, достаточно потянуть экран вниз. Приложение откроет быстрый поиск. Обычно хватает несколько первых букв, чтобы найти нужное:

Быстрый переход к нужному разделу, проекту или задаче в Things

Чтобы установить для задачи дату начала, напоминание или, наоборот очистить эти свойства, надо сделать свайп по задаче слева направо:

Изменение в Things параметров «Когда?»

Чтобы изменить свойства сразу нескольких задач, надо сделать по одной задаче свайп справа налево, отметить нужные и выбрать действие:

Действия с несколькими задачами в Things

Когда я пользовался другими компьютерными органайзерами, то мобильную версию, из-за неудобства использования, открывал только, чтобы посмотреть список задач. С приложением Things ситуация изменилась: хотя десктопная версия всегда удобнее мобильной, я довольно часто открываю Things на смартфоне, чтобы создавать новые задачи, корректировать расписание, перемещать и редактировать.

Автоматизация работы с Things

Things ускоряет и облегчает работу не только благодаря удобству использования, но и с помощью автоматизации. Есть два варианта: интеграция с Siri и URL-адреса Things.

Интеграция с Siri

В начале статьи я описал, как с помощью Siri и приложения «Напоминания» создать новую задачу. Но задачи можно создавать и без приложения «Напоминания». С помощью Siri можно еще смотреть списки. Под списком Things понимает области, проекты и теги. Например, если я скажу Siri «Покажи мой список Пишу в Things», то приложение автоматически откроет проект «ПИШУ».

Если мне нужны не просто задачи этого проекта, а с тегом «черновик», я создаю новую быструю команду. Я уже писал, как настроить быстрые команды в iOS 12». В случае с Things это проще и быстрее. В приложении Things: Настройки Siri и быстрые команды  Показать список:

Создание в Things быстрой команды для Siri, которая будет показывать все задачи проекта «ПИШУ» с тегом «черновик»

Теперь достаточно на панели виджетов нажать нужную команду или озвучить ее Siri, и приложение сделает все за вас.

URL-адреса Things

Схема URL-адресов Things позволяет создавать задачи, просматривать списки и искать элементы с помощью ссылок.

Включение схемы URL-адресов в настройках Things

Такие ссылки одинаковы для десктопной и мобильных версий. Их можно вставить в другие задачи, любой текст, назначить им горячие клавиши с помощью утилиты Alfred. Мне часто приходят идеи по темам статей для рабочих и личных проектов. Чтобы не забыть идею, надо сразу же создать задачу. У таких задач один проект, одинаковый тег и время напоминания. Отличается только название. Чтобы не заполнять проект, теги и время каждый раз, создаю ссылку, по которой Things открывает создание новой задачи с уже заполненными данными. Остается только вбить название.

Схема URL-адресов — отдельная тема. Возможности автоматизации через ссылку потянут на несколько лонгридов. Если вы хоть немного разбираетесь в программировании или алгоритмах, прочитайте документацию от Things по этой теме. Там же есть конструктор ссылок, которым может воспользоваться любой человек:

Документация по схемам URL-адресов Things

Единственный недостаток Things — цена приложения: 50$ стоит десктопная версия, 20 — для iPad, 10 — для iPhone. Но и тут есть плюс. В Things нет никаких подписок и дополнительных покупок. На мой взгляд, это справедливая цена для такого мощного инструмента, который экономит время, силы и нервы.

Скачать Things для:

macOS в App Store

macOS на сайте с пробным периодом

iPhone и Apple Watch

iPad