Иными документами можно пугать в темном переулке. Наверное, все встречали такие экземпляры. В действительности же создать документ, не вызывающий раздражения, совсем не трудно, важно соблюдать всего лишь несколько простых принципов.
А в чем проблема?
Неграмотная верстка документа очень мешает его адекватному редактированию. Сделали отступы с помощью пробелов или вручную набрали списки? Будьте готовы к тому, что при внесении изменений текст «уедет» и рассыпется, а вам придется долго и мучительно возвращать ему нормальный вид.
Чтобы такого не случилось, следует соблюдать несколько простых правил. Грамотная работа с текстовым редактором Microsoft Word (именно им пользуется подавляющее большинство людей) сделает документ эстетичным, а его редактура не будет стоить вам нервов.
Основные ошибки при работе с Word
Ниже опишем основные некорректные приемы, которые используются для редактирования текста, и расскажем, как добиться нужного результата правильно и быстро.
Ошибка 1. Лишние пробелы
Форматирование текста пробелами — одна из самых распространенных ошибок в работе с текстами. Просто не нужно этого делать. Пробел нужен только для отделения одного слова от другого, в остальных случаях (например, постановка красной строки) следует пользоваться специальными инструментами. Давайте разберем конкретные случаи.
Как сделать красную строку в Word. Чтобы попасть в нужный раздел меню, существует два способа.
Способ 1. С помощью щелчка правой клавиши мыши перейти в раздел «Абзац».
В возникшем окне найти раздел «Первая строка», выбрать строчку «Отступ» и в соседнем окошке выбрать, собственно, ширину отступа.
Способ 2. Откройте меню «Абзац», щелкнув по нужному разделу в верхнем меню на вкладке «Главная». Дальше действия аналогичны.
Если вы хотите применить красную строку ко всем абзацам текста, предварительно нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст, или выделите нужный отрезок текста мышкой с зажатой левой кнопкой.
Как выровнять заголовок по центру в Word. Сделать это можно тремя способами.
Способ 1. Щелкнув левой кнопкой мыши по заголовку, нажать на верхней панели на вкладке «Главная» значок «Выровнять по центру».
Способ 2. Щелкнув левой кнопкой мыши по заголовку, нажать комбинацию клавиш Ctrl+E.
Способ 3. Щелкнув правой кнопкой мыши по заголовку, в верхнем меню выбрать значок «Выровнять по центру».
Ошибка 2. Ручная регулировка интервалов между абзацами
Чтобы правильно установить интервалы между абзацами, нужно выделить текст или его часть, перейти в раздел «Абзац» и в строке «Интервал» выставить нужные значения. Открыть раздел «Абзац» можно теми же способами, что описаны выше в пункте «Как сделать красную строку в Word».
Ошибка 3. «Скачущие» шрифты
Главное при работе со шрифтом — он не должен «скакать»: если вы выбрали шрифт Calibri, придерживайтесь его во всем тексте. Если при вставке нового фрагмента из другого документа сохранился исходный шрифт, его следует заменить.
Способ 1. Выделить нужный фрагмент и в верхнем меню на вкладке «Главная» установить нужные параметры шрифта.
Способ 2. Выделить нужный фрагмент, щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выбрать «Шрифт…».
Способ 3. Выделить нужный фрагмент и выставить нужные параметры шрифта во всплывающем меню.
Способ 4. Выделить нужный фрагмент и воспользоваться горячими клавишами: для изменения шрифта — Ctrl + Shift + F, для изменения размера шрифта — Ctrl + Shift + P.
Ошибка 4. Разный межстрочный интервал
Это одна из ключевых проблем при верстке текста из нескольких разных документов: каждый фрагмент «переезжает» вместе с исходным расстоянием между строками. Межстрочный интервал регулируется в уже хорошо знакомом разделе «Абзац».
Ошибка 5. Списки оформлены вручную
Для этого в программе есть специальная группа инструментов, она располагается в верхнем меню на вкладке «Главная».
Там можно выбрать тип и вид списка, определить первое значение и расположение на странице.
Ошибка 6. Висячие строки
Так называют строку абзаца, которая «отбилась» и оказалась в конце или начале страницы, вот так:
Чтобы сверстанный нами документ выглядел эстетично, нужно избавиться от висячих строк.
Способ 1. Выделите весь текст, с помощью щелчка правой клавиши мыши перейдите в раздел «Абзац», на вкладке «Положение на странице» отметьте галочкой пункт «запрет висячих строк».
Способ 2. Выделите весь текст, откройте меню «Абзац», щелкнув по нужному разделу в верхнем меню на вкладке «Главная». Дальше действия аналогичны.
Заключение
Итак, мы рассмотрели типичные ошибки, которые допускают пользователи, работая с текстовыми документами. Как видите, избежать этих недочетов совсем не сложно, если помнить, что для каждой конкретной задачи в программе Microsoft Word есть специальный инструмент, и нужно просто этими инструментами пользоваться.
Удачи!
