Компьютерный органайзер MyLifeOrganized можно настроить под любую систему тайм-менеджмента или даже под несколько одновременно. А если вы еще находитесь в поиске своей системы, то MLO позволит быстро менять настройки под любые запросы. Конечно, понадобится некоторое время, чтобы разобраться, как работать с таким мощным приложением, но в будущем MLO сохранит вам гораздо больше времени. А эта статья поможет быстрее освоить лучший электронный органайзер.
Общий обзор MyLifeOrganized
Для меня один из самых больших недостатков MLO — отсутствие версии для macOS. Приходится запускать органайзер через Crossover — специальное приложение для запуска Windows-программ на macOS. Это неудобно, ест много памяти и есть проблемы с интеграцией в ОС, но MLO того сто́ит. Этот факт не имел бы никакого отношения к статье, если бы Crossover не портил внешний вид. Поэтому покажу скриншоты MLO, сделанные в Windows, чтобы было понятно, как выглядит органайзер в «родной» системе:
Как и в любом продвинутом органайзере, в MLO можно создать не только проекты, но и папки. Я использую папки для разделения проектов на личные и рабочие, а также с их помощью отделяю разные области ответственности:
В MLO возможна бесконечная вложенность папок, проектов и задач
Примечательно, что папки, проекты и задачи можно вкладывать друг в друга без каких-либо ограничений. При большом количестве проектов и задач иерархия может разрастись и выглядеть монструозно. Но это не проблема, потому что в MLO, кроме иерархического отображения дел, есть списки to-do, которые показывают только активные или доступные задачи:
Список «Все активные действия»
Любое отображение можно настроить или создать собственное. И вот тут проявляется вся мощь и гибкость MLO. Но прежде чем говорить об автоматизации, давайте разберемся со свойствами задачи, которые мы можем присвоить.
Свойства задач в MLO
Контекст задачи показывает, когда, где, с кем или в каком состоянии можно выполнить задачу. Например, контекст «Механическая работа» говорит, что для задачи не нужны ни физические, ни интеллектуальные силы, и во время выполнения можно слушать музыку или даже подкаст. Обычно я фильтрую по этому тегу задачи вечером, когда устал, но желание поработать еще есть. В MLO контексту можно указать геопозицию, и тогда органайзер будет напоминать о задаче по прибытии в указанное место или когда вы его покинете. Также вы можете создавать вложенные контексты. Например, в контекст «Люди» «вложить» конкретных людей, с которыми необходимо часто обсуждать вопросы. А еще контекстам можно назначать время активности. Для контекста «Работа» можно поставить период с 10 до 18. Тогда до 10 и после 18 вы не будете видеть задачи, которым проставлен контекст «Работа».
Начало и срок задачи. Начало указываем, чтобы задача не появлялась в списке to-do до определенного времени, а срок – если после определенного периода времени выполнять задачу невозможно или бессмысленно.
Напоминание о задаче помогает не забывать о ней, но и не засорять списки сроками.
Важность и срочность задачи влияет на сортировку задачи в списках to-do и дает возможность настроить отображение списка для системы четырех временных квадрантов. Принципы сортировки по важности и срочности для любого можно настроить индивидуально.
Цель задачи помогает не пропускать задачи и двигаться от годовых целей к целям месяца и дальше к недельным. В своей системе в начале каждого месяца я фильтрую задачи с годовыми целями, просматриваю получившийся список и меняю «созревшим» задачам свойство «Цель» с года на месяц. В начале каждой недели уже просматриваю задачи с целью «Месяц» и меняю на «Неделя» нужным. Ну и, как уже понятно, в начале каждого дня просматриваю задачи с целью «Неделя». Но цели «День» в MLO нет. Чтобы задачи на день отображались в моем списке «Сегодня», я помечаю их звездочкой. Как я настроил такой список «Сегодня», расскажу ниже.
Вид задачи (задача, папка, проект) помогает быстро менять структуру любого проекта, области жизни и списка подзадач. Например, задачу с подзадачами можно сделать проектом, и тогда будет виден процент выполнения, а у подзадач в списке to-do будет видно название проекта. Или оставить задачей, и тогда подзадачи будут как чек-лист. Сделать папкой или проектом можно любую задачу.
Спрятать ветку в to-do. Любую папку, проект и задачу с подзадачами можно сделать невидимыми в списках to-do. Это пригодится, чтобы не засорять списки задачами из папок типа «Когда-нибудь», проектов на паузе или папок с информацией.
Повторение задач можно настроить на любую периодичность и автоматичность. Например, можно настроить автоматическое завершение повторяющейся задачи, если хотя бы одна из подзадач завершена. Вы учите английский и хотите делать что-то одно каждый день: слушать подкаст, смотреть видео или читать книгу. Тогда делаете эти действия подзадачами к «Учить английский» и ставите свойство автоматического завершения при выполнении любой подзадачи.
Усилие помогает при выборе задач с учетом вашей физической и умственной усталости. Это свойство полезно, когда нужно понять, на сколько процентов выполнен проект. Обычно органайзеры показывают эту цифру, ориентируясь на количество выполненных задач. Но разные задачи продвигают проект по-разному. Здесь и пригодится свойство задачи «Усилие».
Требуется времени. Если выставлять это свойство задачам, то впоследствии, когда у вас появятся свободные 15 минут, можно удобно и быстро увидеть все задачи, на выполнение которых требуется 15 минут и меньше.
Обзор. Чтобы понимать состояние дел и не пропустить важную задачу, надо периодически их просматривать. Есть проекты, которые надо просматривать на предмет «созревших» задач каждый день. Есть такие, которые надо просматривать раз в неделю или месяц. В MyLifeOrganized можно назначить периодичность обзора, и в специальную вкладку «Обзор» будут каждый день попадать только «созревшие» проекты и задачи.
Зависимости. В MLO можно выставить проектам и задачам последовательное выполнение подзадач. Тогда можно настроить списки to-do на отображение только активных задач. Это очистит списки от задач, которые мы пока не можем выполнить. Но не всегда задачи идут последовательно. Обычно в проектах есть последовательные задачи и есть задачи, которые можно выполнять параллельно. Для этого в MLO есть свойство «Зависимость». Назначив одной задаче зависимость от второй, мы сделаем ее неактивной, пока вторая не будет выполнена. Это можно делать как с задачами одного и того же проекта, так и с задачами разных проектов и папок. Зависимость можно установить от нескольких задач и с логическим условием: для старта зависимой задачи необходимо выполнить все или любую
Настройка видов под себя и свою систему тайм-менеджмента
В MLO нет вида «Сегодня». Может показаться, что такая простая предустановка должна быть в каждом уважающем себя компьютерном органайзере. Но на самом деле, как решить, что будет входить в этот вид? Задачи, помеченные звездочкой? Задачи с началом или сроком на сегодня? Всем не угодишь и не угадаешь. Поэтому в MLO все проще: пользователь сам делает нужный вид с нужными параметрами под любые запросы. На примере вида «Сегодня» покажу, как сделать нужный вам.
В «Сегодня» мне нужны задачи, отмеченные звездочкой, с началом и сроком на сегодня, а также просроченные. Для этого я кликаю правой кнопкой в окне видов и выбираю «Новый вид…», даю ему название и кликаю по «Фильтр» внизу экрана. Вот здесь я могу настроить всевозможные свойства, по которым MLO будет определять, показывать задачу в этом виде или нет.
Общие. Здесь мы выбираем несколько свойств. Показывать задачи по их статусу: активные, доступные, следующие действия, завершенные или все. Показывать в иерархии или простым списком to-do.
Контексты. Выбираем контексты показываемых в виде задач.
Флаги. Выбираем флаги показываемых задач. Кроме предустановленных флагов, можно создать свои.
Дата начала. Можно установить вручную или выбрать из предустановленных вариантов.
Дополнительно. Здесь и начинается основная мощь и гибкость MLO. Нажимаем «Настройка» и создаем вид под свои нужды:
Настройка дополнительной фильтрации при создании вида в MLO
На скриншоте видны два правила, по которым задачи попадают в вид «Сегодня». Верхнее правило добавляет задачи со сроком (DueDateTime) по отношению к сегодняшнему дню (Today): сегодня (on) или до сегодня (before), то есть просроченные. Второе правило добавляет задачи, отмеченные звездочкой (Starred). Оператор «или» (OR) сообщает приложению, что можно добавить или по сроку, или по «звездности». Если бы мы поставили оператор «и» (AND), то MLO добавлял бы в вид только «звездные» задачи с соответствующим сроком.
Добавим к правилу формирования вида задачи, которые начинаются сегодня. Для начала выберем свойство по дате начала (StartDateTime),а после установим значение «Сегодня» (Today):
Теперь в вид «Сегодня» будут попадать задачи просроченные, со сроком сегодня, отмеченные звездой и с датой начала на сегодня:
Критериев фильтрации очень много, посмотреть полный список можно в блоге MLO.
Кому пригодится MLO
Если у вас немного проектов и задач и они могут уместиться в один to-dо список, то вам, конечно, не стоит тратиться на покупку MLO. Приложение больше подойдет тем, у кого много служебных и личных проектов.
Если вы еще не создали свою систему тайм-менеджмента, MLO — лучший выбор для вас, потому что вы можете перестраивать иерархию и виды отображения на ходу. По этой же причине вам не придется искать новый органайзер, когда понадобится перестроить всю систему. MLO — отличный вариант и для тех, кто ведет свои дела по нескольким системам или использует в своей системе
тайм-менеджмента элементы нескольких.
