Во время режима самоизоляции многие начали работать дистанционно. Даже если вы восприняли это как возможность отдохнуть от шумного офиса, все равно придется потратить время на адаптацию и освоить новые онлайн-инструменты. Какие из них будут настоящими must have при организации работы из дома — рассказываем в этой статье.
Для проведения видеоконференций и работы в команде
Если работа предполагает проведение регулярных совещаний, вам пригодятся инструменты для организации конференц-коллов. Чтобы созвониться с коллегами, воспользуйтесь одним из популярных сервисов для проведения онлайн-встреч.
Zoom
Это приложение по итогам 2019 года стало лидером в сфере конференц-решений согласно отчету Gartner Magic Quadrant и одним из самых популярных интернет-сервисов для общения первой половины 2020-го. Такую востребованность сервиса легко объяснить: чтобы организовать в Zoom полноценную видеоконференцию, нужно минимум времени и знаний. В стандартном бесплатном пакете к конференции могут одновременно подключиться до 100 пользователей, а время сессии ограничено 40 минутами, причем в некоторых случаях этот лимит можно обойти.
Сервис работает с любого устройства — ПК, макбука, смартфона или планшета на iOS или Android. В удаленном режиме вы можете не просто видеть собеседников, но и параллельно обмениваться сообщениями или контентом. Из полезных фишек сервис поддерживает заметки, запись конференций в архив, синхронизацию с Календарем Google и шифрование данных — они надежно защищены от перехвата третьей стороной.
Во время самоизоляции быстрый и стабильный интернет нужен всем: школьникам, которые обучаются дистанционно, офисным сотрудникам и даже всем скучающим — как минимум, чтобы смотреть фильмы онлайн. Если видеотрансляции зависают, а файлы загружаются слишком медленно, самое время «прокачать» интернет-тариф предложениями от ОнЛайм. Вы можете не только выбрать подходящий под ваши запросы пакет, но и дополнительно подключить сотни телеканалов, антивирусы и разнообразные услуги для комфортной работы и отдыха.
Facetime
Альтернатива Zoom для тех коллективов, в которых все сотрудники пользуются устройствами Apple. В Facetime могут одновременно общаться до 32 пользователей. Изображение говорящего автоматически увеличивается, а самые активные участники видеоконференции отображаются в верхней части экрана — это очень удобно, если вы вышли в групповой чат с iPhone, где разглядеть конкретного человека достаточно сложно из-за небольшого дисплея. Огромный плюс этого сервиса — безупречная защита: звонки полностью конфиденциальны благодаря сквозному шифрованию, они не записываются и не хранятся на серверах Apple.
Prificonf
Достойный и немного недооцененный сервис для видеоконференций и онлайн-совещаний. Поддерживает демонстрацию экрана в исходном разрешении, показ видео с YouTube, записывает видео в архив. Для работы с Prificonf не придется устанавливать сторонние приложения, так как сервис запускается прямо в браузере. Чтобы подключиться к групповому чату, достаточно перейти по ссылке, которую отправит действующий участник. Это правило действует и для тех пользователей, которые планируют участвовать в совещаниях с мобильных устройств.
Slack
Изначально разработчики задумывали Slack как «убийцу Skype», а сегодня он стал одним из самых популярных корпоративных мессенджеров. Это не очередной инструмент для организации групповых видеоконференций, а скорее мощный агрегатор, который объединяет все каналы связи в один. Если сотрудники компании привыкли пользоваться несколькими мессенджерами и электронной почтой, то Slack поможет им стать более собранными и организованными, что особенно важно в дистанционной работе.
Slack — инструмент не столько для переписки, сколько для командного взаимодействия. Он выгодно отличается от «бытовых» мессенджеров WhatsApp или Telegram и более гибкий, чем электронная почта. Slack подходит для коллективов численностью более 100 человек, впечатляет скоростью работы, продуманным отображением и поиском информации. А еще он поддерживает интеграцию с огромным количеством других сервисов: Google Drive, MailChimp, Google Docs, Twitter, Trello, Google Hangouts, DropBox, GitHub. Попробовать Slack в действии позволяет бесплатная версия, а клиенты под разные ОС, включая мобильные, избавляют от привязки к конкретному устройству.
Microsoft Teams
Полезный инструмент для компаний, которые планируют начать или уже пользуются Office 365. Microsoft Teamsпредставляет собой облачный сервис, который решает несколько бизнес-задач: совместная работа, в том числе редактирование документов, проведение видеоконференций, простое переключение с ПК или ноутбука на мобильные устройства и обратно, повышение корпоративной безопасности. С помощью этого сервиса вы получаете доступ к любому контенту, созданному отдельными сотрудниками или подразделениями, и можете оперативно с ними связаться — отправить текстовое, аудио- или видеосообщение, файл, организовать групповой чат. Также разработчики предусмотрели интеграцию с другими продуктами Microsoft: Skype, SharePoint, OneNote, Power BI, Planner.
Другие приложения в этой категории: Hangouts, MyChat, ClickMeatings, Sococo, WebEx, Google Meet, MatterMost, FreeConference.
Видеозвонки нужны далеко не всем. Если вы предпочитаете более консервативные способы общения с коллегами, обратите внимание на предложение от Ростелеком. В рамках пакета услуг #длятехктодома вы получаете возможность использовать стабильную сотовую связь по самым выгодным тарифам и получаете дополнительные бонусы — безлимитный трафик в видеосервисе Wink и в социальных сетях.
Для контроля рабочего времени
Эти сервисы предназначены в первую очередь для руководителей, которые хотят знать, сколько времени подчиненные действительно посвящают выполнению рабочих задач.
Toggle
Сервис доступен в виде бесплатных расширений для браузеров Chrome и Mozilla, в виде десктопной версии и приложений для мобильных устройств на iOS и Android. В Toggle можно отслеживать время и составлять отчеты, интегрировать с другими сервисами вроде Trello, Todoist или Zendesk, работать с уведомлениями и аналитикой. Для команды до 5 человек доступен бесплатный тариф. Тем, кто работает удаленно по свободному графику, Toggle тоже будет полезен: с его помощью можно контролировать личную продуктивность и видеть, что чаще всего отвлекает от основных задач.
RescueTime
Автоматический инструмент отслеживания времени для отдельных пользователей и команд. Программа делает снимки экрана, находит приложения и веб-сайты, которые «крадут» полезное время, сохраняет данные о продолжительности телефонных звонков. RescueTime поддерживает настройку предупреждений, целей работы и параметров конфиденциальности, готовит отчеты с историей производительности, а по итогам выбранного периода выставляет оценку эффективности.
Другие приложения в этой категории: Harvest, Yaware, Tick, Hours, Timely, ProofHub.
Узкоспециализированные сервисы
Описанные выше сервисы помогут организовать работу из дома большинству офисных сотрудников. Но есть много других инструментов, которые ускоряют выполнение рутины.
Сканирование
Владельцы последних моделей iPhone и iPad всегда имеют под рукой мобильный сканер документов. В фирменном приложении «Заметки» в iOS есть функция «Отсканировать документы». Достаточно навести камеру на нужный документ, и через несколько секунд вы получите его скан-копию. Приложение умеет распознавать границы текста и улучшать его качество. А отсканированную копию можно расшарить, вывести на печать или сохранить в формате PDF, а затем отправить, например, руководителю.
Похожие приложения: Camscanner, TapScanner, Clear Scanner, PDF Extra.
Виртуальная подпись
Поставить подпись на документе, находясь в самоизоляции, реально. Для этого и предназначено приложение SignEasy, которое позволяет оформлять и подписывать цифровые версии договоров. В нем же можно сохранить эталон подписи или инициалы на будущее. Но учитывайте, что юридическую силу подписанный документ будет иметь только при определенных обстоятельствах: если вы используете сертификат ключа проверки электронной подписи, как того требуют законы РФ.
Похожие приложения: Signature Pilot, DocuSign.
Обмен файлами
Для тех, кто перешел на удаленную работу, это неизбежно: один документ нужно отправить секретарю, другой — бухгалтеру, третий — руководителю. Чтобы упорядочить обмен файлами, удобнее использовать специализированные сервисы вроде G Suite от Google. Он предназначен для обмена контентом, служит хранилищем для огромного количества файлов и помогает быстро находить нужные данные. Также он поддерживает инструменты совместной работы с документами, изображениями, контактами телефонной книги, корпоративной информацией, событиями календаря.
Похожие приложения: Google Cloud, Dropbox, Citrix ShareFile.
